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2024年02月14日 14:02 | 大學路
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文秘專業
一、秘書工作的內容
(一)秘書工作領導機關及其領導者的工作內容
1.機關辦公廳(室)的基本任務
辦公廳(室)屬于秘書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現是秘書工作發展的必然結果。中外領導機構或高級領導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是協助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是為領導機關制定和實施決策服務。
辦公廳(室)的任務主要分為兩大部分：一是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協調等，這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務服務，主要是后勤服務保障工作。
2.秘書長、辦公廳(室)主任的基本任務
秘書長和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領導人和秘書人員的雙重身份。根據1951年中央人民*批準頒發的《政務院關于各級*秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，各級*機關的秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協助首長密切各方面的工作關系;第三，協助首長掌管機關內部的統一戰線工作;第四，協助首長掌管保密工作;第五，協助首長掌管機要工作;第六，主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查和督促*決議的執行等事項);第七，掌管機關事務工作。
因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為“既要參與政務，又要掌管政務”兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協助首長完成的，具有明顯的參與政務性質;而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規定，雖然是針對我國秘書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。
(二)秘書工作的主要內容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。
擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。
辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。
辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節;收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和*頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規范、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。
2.辦理組織會務
辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等;三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。
3.調查研究工作
調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，并進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。
每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱;實施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。
4.信息處理工作
秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領導部門。
開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最后要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。
5.溝通協調工作
對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬于秘書工作的業務范圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有*協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。
6.*接待工作
*接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。
7.監督檢查工作
監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
8.公務接洽工作
公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“窗口”的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過*形式來本機關商洽或聯系的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和*記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯系。此外，還應善于處理人際關系。
除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。
二、文秘專業就業前景
1、文秘專業人才的需求情況
從需求數量上看，被調查的民企 100%均表示需要文秘人才。在回答今后三年平均每年需要文秘專業畢業生人數時，90%以上的單位選1—2個，另有近10%的單位選了3—5個或更多。這說明民企對文秘人才的需求有一定的空間。
從需求層次上看，80%以上的單位選擇了大專(高職)畢業生，只有不到 20%的單位表示需要本科及本科以上的畢業生。這顯示，民企對文秘人才的需求比較注重實際，一般認為受過文秘大專層次教育已夠用。不少民企認為，他們急需的是文秘專業方面的適用人才，看重的是文秘人才的專業素養、技能和事務能力，并非僅以學歷高低為條件。
從需求的秘書類型上看，65%的單位選了復合型秘書，這表明，當前復合型人才最受歡迎，其次為應用型秘書? (15%)、創新型秘書(10%)，另有5%的單位分別選了操作型秘書、技術型秘書。
2、企業對文秘專業人才需求的特點與趨勢分析
據調研顯示，民營企業對文秘專業人才的需求有很多的共性，概括起來有四個特點，一要有良好的工作態度，有謙虛好學的品行;二要肯吃苦耐勞，學會適應環境;三是注重情商，善于溝通協調、與人共事;四要一專多能，有能勝任文秘工作的綜合素質、能力，屬復合型通才。
調研中我們發現，民企需要的文秘人員實際上是“綜合文秘”。因單位規模相對較小，文秘分工不是太細，文秘人員身兼多職，往往集文秘工作、財務、統計、人事、檔案管理等多種工作于一身，除了必須具備的文秘專業知識和能力之外，還要掌握其他非文秘專業的基礎知識。不僅要具備辦文辦事、熟悉掌握現代辦公設備的能力，還要有熟悉駕馭語言的能力和較強的社會活動能力。他們既要為企業領導當“門面”、當“窗口”，搞接待、公關，還要為企業領導出謀獻策、輔助決策。
此外，商務秘書、涉外秘書將會成為民營企業需要的秘書主要類型。在市場經濟舞臺上，企業的秘書不僅要懂得涉外法規、涉外禮儀、涉外經濟，還要明白商務方面的信息，了解企業的產銷規律和特點，具有一定的策劃能力和營銷能力。適應民企的客觀需要，文秘人員要學習涉外法規、現代企業管理知識和現代生產技術，掌握相關信息資料，學習和運用法律知識，履行好依法辦事的責任，適應企業的新需要。
民營企業秘書的參謀咨詢作用相對于其他類型的企業更為突出。企業為了在激烈的市場競爭中獲勝，更需要高層次、高水平的秘書為自己當好參謀，以增強企業的競爭力。一個好的秘書不僅要做好本職的分內工作，還是主管“上司”的好參謀、好助手，有些事情要替“上司”考慮周全，甚至在不影響關系的前提下，有效地引導“上司”開展各項工作，這是新時期對民企文秘人員提出的新要求。
隨著民企經濟的發展，民企對文秘人員的文化素養要求越來越高。文秘人員不僅要以“文化”一員的身份參與、促進企業文化的發展，又要以對外使者的形象去展示企業文化的理念與內涵。要以自己獨有的專業特長參與企業文化建設。從企業外在形象來說，從廠房樣式、環境裝飾、標語口號到廠徽設計、節假日氛圍布置等，基本都是靠文秘人員來承擔。內在形象更是無邊無際，從公關、禮儀、交流、會議、辦案等都是文秘工作的范疇。
文秘人才的需求前景看好，民營企業對文秘人才的需求十分注重素質和能力需要。因此，高職文秘專業的教學改革應以社會需求為導向，重視人才的綜合素質、專業知識和職業技能的培養，突出企業特色和適用性，以增強文秘專業人才的就業適應性。
3、文秘專業就業前景分析
日前各行各業對秘書的要求也在不斷提高，只會打雜的“聽話”秘書已經難以再滿足職場的需求，擁有高學歷的高級秘書證書正逐漸成為人才市場上的緊俏資源。
秘書分兩級，一般秘書的月收入在兩千元左右，如果有助理的角色大概在5000元，外企公司總裁辦公室的高級秘書在8000到1萬元左右。
秘書職業以后的發展是做行政、人力資源或者后勤方面的經理，或是負責自己熟悉的工作。因為他們與各個部門都打交道，對于公司的架構和業務都比較了解，所以未來發展方向也是這些，“對企業來說，職業資格證書只是一塊敲門磚”，身為人事主管，依視路光學的李小姐認為，“當一種職業的社會需求十分旺盛，且從業人員的規模已達到相當數量時，職業標準的制定和資格認證的確顯得很有必要。
工作、協助領導處理行政事務及日常事務，并為領導決策及其實施提供服務的人員，包含了從企業基礎文書、專職文秘、到高級行政助理等一個完整的行政輔助人員體系，是實行就業準入的職業之一。具備較強的文字與語言表達能力、綜合協調合作能力和邏輯思維與分析能力，富有專業知識與技能的秘書是各類企業、事業單位和社會團體急需的人才。該專業就業面廣，需求量大，發展前景極為可觀。
就業方向：
該專業畢業生不僅可從事秘書工作和行政管理工作，還可從事企業廣告、公共關系等文案創作,以及人力資源管理、信息處理和營銷工作。
目前由于缺乏專業背景和正規培訓，很多在職的秘書工作起來不夠自信，這時，他們就應該選擇一個與秘書職業相關的專業，趕緊補補課，以補充自己的專業技能，從而盡快提升自己的價值，增加自身的職場競爭力。
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1、特色研究群體
對接產業鏈、技術核、職業域，打造特色專業集群體系。以“智能化、大數據、航空技術”特色專業為龍頭，建成智能*、大數據、通用航空、建筑、電商物流、數字文創六大專業群，開設28個高職專業。以群建院（系），設有信息與智能工程系、科大訊飛大數據學院、航空學院、建筑工程系、商學院、旅游管理系。
2、專業設置
另設有馬克思主義學院（基礎課教學部）、繼續教育學院和國家技能鑒定所。文秘專業是國家和重慶市骨干專業，酒店管理、建設工程管理是央財支持建設專業，環境藝術設計是教育部第三批現代學徒制試點專業和市級“雙基地”建設專業，機械*與自動化是全國機械行指委骨干專業，物聯網應用技術是教育部第三批現代學徒制試點專業。
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